직장인 업무 보고의 중요성

1. 업무 보고의 중요성

'보고'도 업무의 일환이라는 것을 알고 계신가요?

상사는 늘 부하 직원의 보고에 굶주려 있습니다.

 

보고는 의무이며 중요한 업무지만 일을 잘하고 있는 사람은 '실적을 올리고 있으니까'라는 이유로,

잘하고 있지 못한 사람은 '부끄러운 사실을 전달한다'는 것에 주눅이 들어

보고의 양을 최소한으로 줄이려고 합니다.

2. 업무 보고의 현 상황

직원들 중에는 보고에 대한 가치가 없다고 생각하는 사람들도 적지 않은데요,

정해진 형태의 보고서를 쓰는 것도 귀찮아하기도 하며

잘못 보고를 했다가 추궁을 당하거나 야단을 맞은 경험 때문에 보고를 생리적으로 싫어하게 되어

보고해야 할 일이 있어도 입을 열지 않는 직원들도 있을 겁니다.

 

가장 나쁜 버릇은,

상사가 마음에 들지 않으면 결코 자기 쪽에서 먼저 입을 열지 않으려고 하는 경우입니다.

이런 행위는, 상사를 괴롭히는 무기로 사용하는 셈입니다.

 

상사는 보고가 없으면 업무를 할 수 없습니다.

그래서 성격이 급한 상사는 부하직원이 지금 최전선에서 싸우고 있는 상태라 하더라도

"자, 어떻게 되고 있는 상황인지 보고해." 라고 합니다.

 

싸움에 신경을 집중하고 있던 부하직원은 갑자기 불려 가게 되어

머릿속이 정리되지 않아 횡설수설하게 됩니다.

그러면 상사는 답답해서 고함을 지르게 되어 악순환이 반복되게 됩니다.

 

그런데 부하직원의 보고에 언제나 불만인 상사도,

자기 상사에게는 역시 보고를 하지 않습니다.

상사의 심리를 알고 있을 텐데, 이것의 이유는 무엇일까요?

 

보고 의무라는 말처럼

'보고'라는 것은 '의무화'시키지 않으면 행해지기가 어렵기 때문입니다.

자기 부하직원에게 지시명령을 하는 것에는 본능적인 쾌감을 느끼지만

그에 비해, 상사에게 보고하는 압박감을 느끼게 되기 때문입니다.

3. 보고, 자기가 행한 일에 대한 알림

보고는 간결하게 논리적으로 표현해야 하기 때문에 먼저 겁이 납니다.

표현력이 부족한 사람은 물론, 표현력이 뛰어난 사람도 마찬가지입니다.

 

어떤 사람은 내일의 업무를 위해 힘쓰기 때문에

보고에 힘을 쏟을 쏟을 여력이 없다고 생각하기도 합니다.

또는 완전하지 않은 보고나 보고서 작성이 아니면

상사에게 오히려 꾸짖음을 당할 것이라 생각해 보고를 미루기도 합니다.

 

하지만 이것은 잘못된 생각입니다.

부하직원이 완전하지 않더라도 현 상황에 대한 보고를 해주면

상사는 구체적으로 생각하고 구체적인 계획을 세워 구체적인 지시를 내릴 수 있습니다.

즉 최고 경영자에게까지 좋은 보고가 올라가야만 조직이 제대로 움직일 수 있게 되는 것입니다.

 

자세한 보고를 귀찮아해서, 보고 횟수를 줄이거나 시간을 늦추는 사람은

설령 뛰어난 능력을 가진 사람이라 하더라도 조직에는 유해한 사람이 될 수 있습니다.

이런 사람은 조직의 힘에 의해 자기가 존재한다는 것을 잊고

스스로의 힘을 과신하게 되는 것이죠.

한 마디로 적극적으로 보고하지 않는 사람, 보고를 경시하는 사람은

조직원으로서 문제가 있는 사람이 되는 것입니다.

 

보고할 시간이 없는 경우는 거의 드뭅니다.

시간이 없다, 잊었다, 사소한 일이라서 하지 않아도 된다고 생각했다,

바빠서 나중에 할 생각이었다, 등등의 말은

그럴듯하게 들리지만 모두 거짓말이자 핑계이고

진짜 이유는 할 마음이 없었기 때문입니다.

 

보고는 피곤한 일입니다.

하지 않아도 된다면 하지 않고 지내고 싶을 것입니다.

그런 생각에서 시작되어 보고를 하지 않고 지낼 수 있는 이유를 제일 먼저 생각해 내는 것이죠.

 

4. 보고, 훈련에 의해 습관화 가능

훈련만 되면 간단명료하고 과부족 없는 보고를 저항 없이 할 수 있게 됩니다.

결국 회사에 들어와서 보고하는데 어색함을 느끼는 것은

회사에 나오기 전, 가정이나 학교에서 보고에 대한 교육이 거의 이루어지지 않았음을 뜻합니다.

부모와 교사도 보고를 요구하지 않는 것이 일반적입니다.

 

보고 습관이 없으므로 사고가 발생해도 보고하는 요령을 모릅니다.

그러나 회사에서는 윗선으로 올라갈수록 보고가 적은 것에 대해 참지 못합니다.

직원들 중에서 가장 싫은 유형이 '일을 잘 못하는 사람', '의욕이 없는 사람' 보다

'보고하지 않는 사람'이라고 하는 경영자들이 적지 않습니다.

 

보고가 얼마나 중요한지 직원들은 잘 모릅니다.

보고는 업무성과보다 더 중요합니다.

일을 잘 못하는 것보다 보고를 잘 못하는 것이 더 치명적인 결함입니다.

제대로 보고가 이루어지면 상사는 도와주고 가르쳐줌으로써

일이 원활하게 돌아갈 수 있도록 해줍니다.

그래서 그 직원은 차츰 일을 잘하는 직원으로 변해갈 수 있습니다.

 

그러나 보고하지 않는 사람은 일의 성과를 올린다 해도 오래가지 못합니다.

점점 업무에 지치고 팀원들로부터 멀어질 수 있습니다.

 

그러므로 보고의 습관은 예의와 마찬가지로,

상사가 부하직원에게 업무기술을 가르치기 전에

먼저 익히도록 가르쳐야 할 기본입니다.

 

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